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Versicherung für neue Mitarbeiter Was bei der Einstellung neuer Mitarbeiter zu beachten ist

Neue Mitarbeiter einzustellen ist für Betriebsinhaber oft mit viel Bürokratie verbunden. Doch erbringt ein Arbeitgeber die notwendigen Meldungen zur Sozialversicherung nicht oder verspätet, drohen teils hohe Strafen von bis zu 25.000 Euro.

Wer ist überhaupt versicherungspflichtig?

Zunächst gilt es herauszufinden, ob ein neuer Mitarbeiter überhaupt versicherungspflichtig ist. Entscheidend dafür ist, dass es sich beim Arbeitsverhältnis tatsächlich um eine abhängige Beschäftigung handelt.

Das ist dann der Fall, wenn der Mitarbeiter weisungsgebunden und in die Organisation des Betriebes eingebunden ist. Das heißt, der Beschäftigte bestimmt nicht selbst über Arbeitsort und Arbeitszeit und hat keine eigene Betriebsstätte. Er trägt zudem kein Unternehmerrisiko und erhält Lohn- und Gehaltszahlungen statt Honorar oder Werkvergütung. Darüber, ob er versicherungspflichtig ist, entscheiden jedoch die tatsächlichen Verhältnisse – nicht der Arbeitsvertrag. Wer sich nicht sicher ist, kann bei der Deutschen Rentenversicherung ein Statusfeststellungsverfahren beantragen.

Diese acht Punkte müssen Sie beachten, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen.

1. Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrages

Bei der Einstellung eines Arbeitnehmers sollte ein schriftlicher Arbeitsvertrag abgeschlossen werden.  Er ist beim Abschluss befristeter Arbeitsverträge und beim Abschluss eines Ausbildungsvertrages vorgeschrieben und rechtlich zwingend.

2. Anmeldung bei der Krankenkasse

Nimmt ein Arbeitnehmer eine versicherungspflichtige oder geringfügige Beschäftigung bei Ihnen auf, müssen sie ihn bei einer Krankenkasse anmelden. Die Zuständigkeit der Krankenkasse richtet sich danach, welche Krankenkasse der Beschäftigte gewählt hat. Die Anmeldung ist innerhalb von zwei Wochen nach Beginn der Beschäftigung  mit dem Vordruck "Meldung zur Sozialversicherung" vorzunehmen. Für eine Anmeldung durch Datenübermittlung beträgt die Abgabefrist 6 Wochen nach Aufnahme der Tätigkeit.

Bei der Anmeldung spielt es keine Rolle, ob der Beschäftigte in allen oder nur in einem Zweig der Sozialversicherung (Kranken- , Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung) versicherungspflichtig ist, nur Beitragsanteile zu entrichten sind oder Pauschalbeiträge für geringfügig entlohnt Beschäftigte vom Arbeitgeber gezahlt werden.

Der neue Angestellte muss bei Beschäftigungsbeginn den Sozialversicherungsausweis vorlegen. Falls das nicht passiert und der Arbeitnehmer es auch nicht innerhalb von drei Tagen nachholt, müssen Sie unmittelbar nach Ablauf des dritten Tages eine Kontrollmeldung an die Krankenkasse senden. Erfolgt innerhalb der 3-Tages-Frist eine Anmeldung, kann die Kontrollmeldung zusammen mit dieser Anmeldung erstattet werden. Nähere Informationen zum Inhalt der einzelnen Anmeldeformulare erhalten Sie bei den verschiedenen Krankenkassen.

Betriebe benötigen zur Meldung der bei ihnen beschäftigten Arbeitnehmer an die Sozialversicherung eine Betriebsnummer, die ein wichtiges 0rdnungsmerkmal im Bereich der sozialen Sicherung darstellt. Mit der Einstellung des ersten Beschäftigten (450-Euro-Kräfte, sozialversicherungspflichtig Beschäftigte, Auszubildende) ist eine Betriebsnummer erforderlich. Der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergibt diese Nummer.

Für bestimmte Arbeitnehmergruppen ist vorgeschrieben, dass sie ihren Sozialversicherungsausweis mitführen und bei Kontrollen auf der Baustelle vorlegen können. Bei diesen Gruppen sind Sie verpflichtet, spätestens am Tag der Beschäftigungsaufnahme eine Sofortmeldung vorzunehmen. Hierbei handelt es sich um Arbeitnehmer folgender Branchen im Handwerk: Baugewerbe, Gebäudereinigungsgewerbe und Messeservice (Auf- und Abbau).

Weitere Informationen zur Sozialversicherung für Azubis lesen Sie hier.

3. Vorlage der Steuerlichen Identifikationsnummer (Steuer-ID)

Zum 1. Januar 2013 wurde die Lohnsteuerkarte abgeschafft und durch Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) ersetzt. Bei Beschäftigungsbeginn muss Ihnen der Arbeitnehmer seine Steuer-ID mitteilen, die sie an das Finanzamt weitergeben.

Um Zugriff auf die Daten der jeweiligen Mitarbeiter zu erlangen, muss der Arbeitgeber jeden einzelnen Arbeitnehmer unter Angabe von Geburtsdatum, Steueridentifikationsnummer, der Information über Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis und ob und in welcher Höhe ein festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll (Paragraph 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7), in der ELStAM-Datenbank anmelden. Das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt dann eine Anmeldebestätigung an den Betrieb, in der die ELStAM der angemeldeten Mitarbeiter enthalten sind.

Somit werden die Steuerabzugsmerkmale, die bisher auf der Vorderseite der Steuerkarte zu finden waren, wie die Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge, der Lohnsteuerfrei- bzw. Hinzurechnungsbetrag und der Kirchensteuerabzug, dem Arbeitgeber durch einen elektronischen Datenabruf zur Verfügung gestellt. Diese Informationen sind in einer Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern hinterlegt und können nur vom aktuellen Arbeitgeber abgerufen werden.

4. Vorlage der Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, sollten Sie sich eine Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers geben lassen. Somit können Sie feststellen, wie viel Urlaub er bereits beim früheren Arbeitgeber erhalten hat. Fehlt eine Urlaubsbescheinigung, dürfen Sie sich beim vorherigen Arbeitgeber erkundigen.

5. Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Melden Sie Ihren neuen Arbeitnehmer bei der zuständigen Berufsgenossenschaft an. Durch eine Mitgliedschaft ist man automatisch in der gesetzlichen Unfallversicherung registriert. Die Leistungen der Berufsgenossenschaft umfassen Prävention von Berufskrankheiten, Unfallentschädigung, Rehabilitationsmaßnahmen und finanzielle Absicherung der Familie.

6. Urlaubs- und Lohnausgleichskasse des Bauhauptgewerbes, für das Maler- und Lackierer-Handwerk und vergleichbare Berufe

In den Berufen des Bauhauptgewerbes, des Maler- und Lackiererhandwerks und in vergleichbaren Berufen ist es notwendig, mit der jeweiligen berufsspezifischen Urlaubs- und Lohnausgleichskasse Kontakt aufzunehmen und den Arbeitnehmer dort anzumelden.

7. Vorlage von Führerschein, Zeugnissen und Ausbildungsnachweisen

Der neue Arbeitgeber sollte bei Arbeitsantritt seinen Führerschein und seine früheren Arbeitszeugnisse und Ausbildungsnachweise im Original vorlegen.

8. Empfangsbestätigungen

Falls Sie Ihrem Mitarbeiter Arbeitskleidung oder Werkzeuge zur Verfügung stellen, lassen Sie sich eine Empfangsbestätigung unterzeichnen.

Was, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Verlässt ein Angestellter den Betrieb, muss er mit der nächstfolgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung abgemeldet werden, spätestens aber sechs Wochen nach Beschäftigungsende.

Auch Unterbrechungen im Arbeitsverhältnis sollte der Arbeitgeber melden, etwa wenn ein Mitarbeiter aufgrund einer Krankheit über längere Zeit ausfällt. Voraussetzung dafür ist, dass der Beschäftigte mindestens einen Monat Krankengeld oder Krankentagegeld erhalten haben.

Wer kontrolliert, ob Unternehmen die richtigen Angaben machen?

Ob alle Mitarbeiter richtig angemeldet wurden und damit versichert sind, kontrolliert die Deutsche Rentenversicherung. Sie führt in der Regel alle vier Jahre Betriebsprüfungen durch.

Das müssen Arbeitgeber beachten, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen

Im Überblick- Die wichtigsten Schritte für Arbeitgeber:

  • Neue Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden
  • Sozialabgaben berechnen und überweisen
  • Mitarbeiter bei zuständiger gesetzlicher Unfallversicherung anmelden
  • Jahresmeldung abgeben
  • Angestellte, die den Betrieb verlassen, rechtzeitig abmelden

HWK Ulm/meh/sch

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